知らないとヤバい!今どきのビジネスメール基本マナー厳選5つ

知らないとヤバい!今どきのビジネスメール基本マナー厳選5つ

 

本記事では、『今どきのビジネスメール基本マナー厳選5つ』をご紹介します。

 

大森篤志

 

こんにちは、大森篤志です。

 

マナー1.冒頭の挨拶はほどほどに。

メールの冒頭に、季節や天候に応じた心情や季節感をあらわす礼儀文である「時候の挨拶」を書かれる人もいますが、ビジネスメールでは特に必要ありません。「拝啓・敬具」なども不要です。「時候の挨拶」や「拝啓・敬具」などの冒頭挨拶は、主に手紙のマナーであると心得ておきましょう。

あくまでも、ビジネスメールは「簡潔明瞭」であることが基本。本題に入る前にくどくどとビジネスに関係ない内容を書き連ねるのはうまくありません。挨拶や御礼の言葉は、本題を伝えた後や末尾の方でくどくならない程度に表現するといいでしょう。

 

マナー2.文章を整理して「読みやすさ」を追求する。

ビジネスメールでは、メール受信者が読みやすい文章を心がけましょう。ビジネスでは、一日に多くの人から届く何通ものメールを見るのが普通です。そのため、読みにくいメールほど相手を苛立たせるものです。

「30文字程度で改行する」「一文ごとに改行する」「3行ごとに空白行を入れる」など、文章が規則的に整理されていると読みやすいですよ。

 

マナー3.署名情報は不足のないように。

メールの末尾に明記する「署名」は、メール受信者に対して不足のない情報を明記しておきましょう。郵送や電話・FAXなども含め、相手があらゆる通信手段であなたとコンタクト出来るようにするのが基本マナーです。

氏名、会社名、部署名、会社の所在地、電話番号、FAX番号、あなたの会社用E-mailアドレス、会社のホームページURLなどを明記するのが一般的です。

 

マナー4.「TO、CC、BCC」は最後に入力する。

送信先(TO)、情報の共有先(CC)、非公開の情報共有先(BCC)へのアドレス入力は、文章やタイトルなどを全て入力し、確認・チェックをしてから行うのが鉄則です。なぜなら、ビジネスメールでの誤送信は御法度だからです。送信先のアドレスが間違っていたり、文章が途中の段階で送信してしまったりすると、信用問題にまで発展することもあります。

TOを先に入力してから文章を書き始めると、文章を書いている途中にご操作で送信してしまうヒューマンエラーは少なくありません。TO、CC、BCCを最後に入力するだけで回避できるはずですよ。

 

マナー5.添付ファイルは◯MB以下に。

ファイルを添付する際は、そのサイズ・容量に注意しましょう。

10年くらい前は、「1MBを超えるファイルは送らない」という基本マナーがありました。しかし、最新の設備環境下ではそこまでファイルサイズを気にする必要はありません。

そうはいっても、どんなに大きくても『5MBを超えるファイルは送らない』のが今どきのマナーです。ただし、すべてがこの限りではありません。人それぞれで設備環境が異なるからです。サイズの大きいファイルは『3MB以下にZIP形式で圧縮』して送るのが無難でしょう。また、気密性の高い情報はアクセス制限をかけておくことも忘れずに。

 

おわりに

今回は、「お互いに会社PCアドレスを使うことが前提」でのビジネスメールマナーをお伝えしました。

例えば、スマホに添付ファイル付きのメールを送るような時は、ZIP形式で圧縮してしまうと現状では開くことが出来ないため、本記事の内容通りではありません。予めご了承下さい。

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